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Cooperativas e outras sociedades já podem realizar suas reuniões de forma virtual

Em tempos de pandemia, cooperativas e outras sociedades recebem autorização pelo DREI para realizar suas assembleias de forma 100% virtual.

Diante da pandemia de Covid-19 que estamos vivendo e a orientação da OMS de isolamento social como forma principal de barrar a propagação do vírus, as sociedades anônimas de capital fechado, limitadas e cooperativas, começaram a se perguntar como fariam para realizar as tradicionais assembleias gerais ordinárias, que, por força de lei, devem acontecer entre o terceiro e o quarto primeiro mês do ano, a depender do tipo da sociedade.

Pensando nisso, o Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (DREI), que regulamenta as atividades das Juntas Comerciais em todo o país, após abertura de consulta pública, editou a Instrução Normativa n.º 79 de 14 de abril de 2020 (IN 79), que dispõe sobre participação e votação à distância de sócios, acionistas e associados em reuniões e assembleias.

Essa participação à distância pode se dar de duas formas, sendo elas: 

  • a semipresencial, quando os sócios, acionistas ou associados, possam participar e votar tanto à distância quanto presencialmente; e
  • a digital, que ocorre quando a participação e a votação se dão exclusivamente a distância, sem que haja a utilização de local físico para tanto.

Mas a principal pergunta que vem a mente frente a essa importante decisão é: como fica a votação dos participantes que estiverem acompanhando a reunião ou assembleia remotamente? A IN 79 estabeleceu a utilização do chamado “boletim de voto a distância” que deve conter uma série de informações para resguardar a integridade do voto do sócio, acionista, associado ou cooperado.

E não é só isso. Para que os participantes possam se planejar, o instrumento de convocação da reunião ou assembleia deve trazer de forma clara se a realização será semipresencial ou digital e detalhar como será o procedimento para participação e votação. 

Cumpridos todos os requisitos da IN 79, a reuniões ou assembleias serão consideradas válidas e tidas como realizadas na sede da sociedade para fins legais.

Apesar do cumprimento de todas as etapas do procedimento trazido na norma em análise, é imprescindível que a sociedade mantenha arquivados os documentos relacionados à reunião ou à assembleia, bem como guarde a gravação integral das reuniões pelo prazo prescricional de eventual pedido de anulação, que, em regra é de 5 (cinco) anos.

Diante da complexidade do procedimento trazido pela IN 79, já há uma movimentação da Organização das Cooperativas do Brasil (OCB), em parceria com a Coopersystem, para disponibilizar às cooperativas brasileiras um software visando a realização das assembleias à distância. O software em questão, que se chama Curia, ainda está em fase de teste e deverá ser usado em conjunto com outros programas que permitam a transmissão e gravação da reunião ou assembleia para garantir a devida publicidade aos envolvidos. 

Assim que os testes forem concluídos e o Sistema OCB divulgar mais informações, traremos as novidades para vocês.

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